Административная программа дело

Важный материал по теме: "Административная программа дело" с полным раскрытием сопутствующих вопросов. Если у вас есть дополнительные вопросы, то вы всегда можете обратиться за помощью к дежурному юристу.

Система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота

Лидирующие позиции

Система «ДЕЛО» – комплексное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства компаний различных масштабов и сфер деятельности, а также ведение полностью электронного документооборота в организации. Она эффективно используется как в государственных, так и в коммерческих организациях, распределенных холдинговых и ведомственных структурах.

Система «Дело» предназначена для управления электронными и бумажными документами, контроля за их прохождением и исполнением в структурных подразделениях любой организации. Разработанная на основании существующих законодательных и нормативно-методических требований в области управления документами, норм и стандартов документооборота российской и международной нормативной базы, система «ДЕЛО» фактически является отраслевым стандартом автоматизации документооборота в России.

Техническая завершенность решения, простота и удобство интерфейса, готовность к работе в системе межведомственного электронного документооборота (МЭДО), системе оказания государственных и муниципальных услуг в электронном виде (СОГУ), легкая и быстрая установка и настройка (в том числе силами заказчика) делают СЭД «ДЕЛО» привлекательной для пользователей.

СЭД «ДЕЛО» отличается полной функциональностью, доступной сразу после ее покупки. Это и автоматизация работы канцелярии, и согласование, и контроль исполнения поручений, и многое другое. Благодаря тому, что система уже содержит каждую из этих функций, за них не нужно платить отдельно.

Первая версия системы «ДЕЛО» выпущена в 1996 году.

«ДЕЛО» – первая отечественная система автоматизации документооборота, получившая государственный сертификат наивысшего качества ЦСЦР Госстандарта РФ.

В настоящее время «ДЕЛО» используют более 6000 компаний, учреждений и организаций в России и странах СНГ, а общее число установленных рабочих мест составляет более 500 000. Семнадцать субъектов Федерации реализуют программы автоматизации органов власти всех уровней на базе системы «ДЕЛО».

Сегодня программа документооборота «ДЕЛО» фактически является отраслевым стандартом автоматизации документооборота в России.

Функциональные возможности

Данный программный продукт предназначен для управления любыми типами документов предприятий и организаций различного профиля. В частности система «ДЕЛО» позволяет:

1. Организовать как четкое ведение всей внутренней документации предприятия, так и переписки со сторонними организациями (приказы, распоряжения, служебные записки, переписка с подрядчиками и заказчиками, претензионная переписка и т.п.)

КОНСУЛЬТАЦИЯ ЮРИСТА


УЗНАЙТЕ, КАК РЕШИТЬ ИМЕННО ВАШУ ПРОБЛЕМУ — ПОЗВОНИТЕ ПРЯМО СЕЙЧАС

8 800 350 84 37

2. Автоматизировать ведение договорного делопроизводства (ведение шаблонов договоров, регистрация договоров, дополнительных соглашений, актов и прочих договорных документов), планировать и контролировать работу сотрудников по договорным документам.

3. Обеспечить контроль исполнения поручений руководства (устные поручения, поручения с планерок, протоколы совещаний и т.п.), проводить анализ исполнительской дисциплины.

4. Выполнять оперативное электронное согласование документов (документы на оплату, отгрузку, внутренние заявки и т.п.), проводить разработку договоров, приказов и других документов в электронном виде.

5. Для организаций, работающих с гражданами, система дает возможность наладить прием и обработку обращений граждан, включая аналитику по и контроль сроков исполнения решений по обращениям. Данные возможности, направленные на повышение качества оказания публичных гос. услуг и услуг населению, особенно важны государственным и муниципальным организациям, предприятиям сферы ЖКХ и социального обеспечения.

6. Экономить более 30% непродуктивно используемого рабочего времени руководителей и сотрудников, за счет облегчения поиска документов и информации.

7. Следить за движением и возвратом копий/оригиналов документов, исключить утерю важных документов и информации.

Эффект от внедрения

В отличие от большинства корпоративных IT-систем, эффект от внедрения СЭД очевиден. В процессе внедрения вы получаете:

  1. Тактические преимущества (сокращение затрат и экономию ресурсов по многим позициям).
  2. Стратегические преимущества (долговременный стратегический эффект – совершенствование системы управления, бизнес-процессов, а в результате – существенную положительную динамику в характеристиках эффективности деятельности организации).

I. Тактические преимущества: экономим деньги и ресурсы

СЭД позволяет сэкономить средства и ресурсы за счет:

  • высвобождения пространства офиса, необходимого для хранения бумажных документов в результате внедрения;
  • уменьшения затрат на копирование – бумагу, копировальную технику, расходные материалы;
  • сокращения затрат на доставку бумажных документов благодаря внедрению системы;
  • экономии рабочего времени сотрудников на операции с документами, как следствие – высвобождение времени на продуктивную деятельность.

В соответствии с результатами исследования, проведенного компанией Siemens Business Services and IT Solutions, суммарное среднее время, которое сотрудники офиса тратят на рутинную обработку документов — от 30 до 60%. По итогам анализа реальных проектов по внедрению СЭД определены следующие преимущества автоматизации документооборота:

  • после внедрения СЭД производительность труда персонала увеличивается на 20-25%;
  • стоимость архивного хранения электронных документов после внедрения на 80% ниже, чем стоимость хранения бумажных архивов.

Экономия времени на различные операции:

20 % – поиск и ожидание поступления документов;

20 % – согласование и утверждение документов;

10% – передача документов между подразделениями;

10% – подготовка стандартных отчетов о движении документов.

Таким образом, суммарное среднее время, сэкономленное СЭД в результате внедрения – более 60%.

II. Стратегические преимущества электронного документооборота: повышение качества управления и оптимизация бизнес-процессов

К стратегическим преимуществам внедрения СЭД, влияющим на эффективность деятельности организации и связанным с улучшениями в ключевых бизнес-процессах, можно отнести:

Повышение качества работы с информацией за счет:

  • сохранения и накопления корпоративной информации, создания единого информационного пространства с доступом удаленных подразделений и филиалов;
  • увеличения скорости обработки информации и прозрачности информационных потоков;
  • повышения уровня информационной безопасности.

Увеличение эффективности работы компании за счет:

  • улучшения исполнительской дисциплины;
  • повышения качества управленческих решений (за счёт использования актуальных данных);
  • внедрения эффективных механизмов совместной работы в СЭД;
  • гибкого управления человеческими ресурсами.

Из этих преимуществ следует эффективность работы всей организации:

Источник:

АИС «Административная комиссия»

Формируйте определения, постановления и другие документы, образующиеся в ходе административного производства автоматически за несколько секунд. Храните все электронные документы в базе данных вместе с делами об административных правонарушениях и не печатайте извещения, определения и постановления вручную.
Все формы документов разработаны, а правила ведения административного производства уже заложены в бизнес-логику АИС. Нужно просто начать работать по готовому алгоритму.

Читайте так же:  Обжалование постановления об объявлении розыска

АИС «Административная комиссия» разработана в четком соответствии с действующим в Российской Федерации и регионе законодательством

Возможности АИС удовлетворяют потребности как органа, рассматривающего дела об административных правонарушениях в небольшом МО, так отдельных структурных подразделений, курирующих функции таких органов в крупных городах.

АИС «Административная комиссия» используется в муниципальных образованиях 28 регионов Российской Федерации.

Сегодня мы уделяем большое внимание интеграции АИС с другими информационными системами и электронными сервисами.

Единая база данных региона (городского округа)

Единую базу данных об административных правонарушениях можно построить в городском округе, где образовано несколько коллегиальных органов, рассматривающих дела об административных правонарушениях, либо на уровне региона.

Комплексная программа Дело скачать для предприятия

Следует знать, что первую версию программы Дело Предприятие можно было скачать еще в 1996 году, ведь история софта началась именно тогда. Теперь же приложение приобрело известность и распространенность – больше 4000 компаний устанавливают утилиту в России, Беларуси, Украине и других странах бывшего Советского Союза. Вкратце можно выделить основные преимущества и достоинства Дело Предприятие перед другими аналогичными приложениями:

  • – возможность делегирования полномочий
  • – получение сводных отчетов
  • – удобная работа над проектами документов
  • – сокращение сроков подготовки и согласования документов
  • – эффективная отчетность и контроль по исполнению резолюций
  • – отслеживание движения документов на всех стадиях его жизненного цикла
  • – быстрый и удобный поиск документов любых типов
  • Если скачать данную программу, то можно сделать вывод, что софт относится к категории тиражируемых «коробочных» продуктов. Это связано с тем, что утилита позволяет решать вопросы электронного документооборота и автоматизации делопроизводства любой компании без каких-либо дополнительных заказных доработок. К тому же программное обеспечение Дело Предприятие может быть легко настроено и установлено при помощи гибкой системы справочников, входящих в комплект к программе.

    Источник:

    программа ДЕЛО

    Программа ДЕЛО, разработанная компанией «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) – комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процесса делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации. Система эффективно используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах.

    Характеристики программы ДЕЛО

    • — Масштабируемая и гибкая в настройке, легко адаптируется к специфике документооборота в организациях любого размера от единиц до тысяч рабочих мест.
    • — Обеспечивает необходимый уровень конфиденциальности информации и соответствие всем нормативным требованиям как российского делопроизводства, так и международных стандартов (ISO 15489 «Информация и документация – Управление документами» и ISO/IEC 17799:2000 «Информационные технологии – Практическое руководство по управлению информационной безопасностью»)
    • — Обеспечивает защищенный электронный документооборот с использованием электронной цифровой подписи (ЭЦП) и специальных криптографических средств.
    • — Предоставляет возможности массового перевода бумажных документов в электронный вид и помещения их в базу данных системы с помощью опции «Поточное сканирование».
    • — Поддерживает полный цикл работы с проектами документов, в том числе их маршрутизацию и версионность.
    • — Позволяет работать с документами как в локальной сети, так и удаленно – через Интернет («ДЕЛО-WEB»).
    • — Имеет открытую архитектуру и предоставляет возможность интеграции с другими программными средствами как компании ЭОС, так и других производителей программных продуктов.

    Программа ДЕЛО – тиражируемый “коробочный” продукт. Она без каких-либо заказных доработок решает задачи автоматизации делопроизводства и электронного документооборота большинства организаций. С помощью гибкой системы справочников легко может быть установлена и настроена специалистами заказчика.

    Вопросы и ответы

    Часто задаваемые вопросы и некоторые малоизвестные возможности АИС

    Источник:

    Программа Дело скачать

    Представляем вам качественную программу Дело Предприятие, скачать которую можно в интернете. Это превосходная система, которая существенно облегчает и упрощает систему электронного документооборота. Ранее существовало множество различных программ, однако с выходом Дело Предприятие большинство компаний решило скачать именно данное ПО. Причина очень проста – приложение может похвастаться огромными возможностями и предлагаемыми функциями, за счет чего оно превосходит любого из своих главных конкурентов.

    Программа Дело Предприятие представляет собой комплексную промышленную утилиту, которая отвечает за ведение электронного документооборота любой компании, а также обеспечивает автоматизацию процесса делопроизводства. Стоит отметить, что руководство как больших компаний, так и маленьких, принимает решение скачать утилиту, кроме этого софт нашел применение в ведомственных и холдинговых структурах.

    Состав программы ДЕЛО

    Состав и назначение компонентов серверной части программы ДЕЛО:

    Таблица 2.2. Состав и назначение компонентов клиентской части программы ДЕЛО:

    Общие сведения об архитектуре программы ДЕЛО

    Программа ДЕЛО – прикладная система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, функционирующая в среде клиент-сервер. В качестве СУБД могут быть использованы Oracle 9i (9.2.0.3 или более поздние версии), Microsoft SQL Server 2000.

    Архитектура программы ДЕЛО представлена на рисунке

    Программа ДЕЛО, стоимость:

    Стоимость лицензии на систему «ДЕЛО-ПРЕДПРИЯТИЕ» под СУБД ORACLE (рубли)
    Стоимость лицензии одного рабочего места в локальной вычислительной сети
    Количество рабочих мест 1-5 6 — 20 21-50 51-100 свыше 100
    Цена лицензии за одно рабочее место 13400 12900 12500 11900 по запросу
    Стоимость лицензии на систему «ДЕЛО-ПРЕДПРИЯТИЕ» под СУБД Microsoft SQL Server (рубли)
    Стоимость лицензии одного рабочего места в локальной вычислительной сети
    Количество рабочих мест 1 — 5 6 — 20 21 — 50 51 — 100 свыше 100
    Цена лицензии за одно рабочее место 9500 9000 8500 8000 по запросу

    Расчет полной стоимости системы производится нарастающим итогом.

    В стоимость лицензий по текущему прейскуранту входят годовые гарантийные обязательства. По истечению гарантийного срока, заключается договор на сопровождение. Стоимость годового сопровождения составляет 20% от стоимости лицензии на программное обеспечение по текущему прейскуранту. В случае несвоевременного заключения договора на сопровождение необходимо оплатить пропущенный период.

    Стоимость СУБД не входит в стоимость системы.

    Источник:

    EmeraldSoft

    Программа «Административная комиссия» представляет собой автоматизированную систему регистрации и учета дел (протоколов, постановлений) об административных правонарушениях. Программа предназначена для автоматизации работы административных комиссий муниципальных органов власти.

    Основные возможности программы:

    1. Регистрация дел об административных правонарушениях, вынесение административных действий (рассмотрение, вынесение постановлений, определений).

    2. Печать необходимых документов дела: реестра зарегистрированных дел об административных правонарушениях реестра извещений о вызове нарушителя, определения и извещения о вызове нарушителя на рассмотрение материалов по делу, протокола рассмотрения дела, постановления, извещения и квитанции на уплату административного штрафа, сопроводительного письма для передачи в органы ФССП для принудительного взыскания административного штрафа.

    Читайте так же:  Налоговые проверки в январе

    3. Сохранение электронных копий дополнительных материалов протоколов административных правонарушений, сканирование документов в базу данных.

    4. Сохранение электронных копий сформированных документов дела об административном правонарушении в базе данных.

    5. Единая система отбора и поиска информации.

    6. Поддержка работы программы в сети ЭВМ.

    7. Поддержка офисных пакетов MS Office и Open Office.

    8. Администрирование базы данных дел об административном правонарушении: создание архивных копий или восстановление базы данных из архивной копии.

    Источник:

    EmeraldSoft

    В пакет установки программы добавлены 2 компонента: дистрибутив сервера баз данных FireBird 2.1 и компенент rfunc.

    Версия 2.2.3
    Что нового:
    1. В настройки по умолчанию системы поиска и отбора документов «Картотеки дел об АП» добавлены параметры «Дата составления протокола» и «Дата поступления протокола». По умолчанию эти данные не отображаются в таблице данных административных дел. Эти параметры могут применяться для отбора документов за определенный период (месяц, квартал, год).
    2. Оптимизирован алгоритм формирования структуры дерева уполномоченных лиц по подразделениям.
    3. Добавлены информационные сообщения при формировании выходных документов для печати.

    Версия 2.2.1
    Что нового:
    1. Исправлена ошибка формирования новых записей в справочнике уполномоченных лиц по подразделениям
    2. В регистрационной карточке дела во вкладке «Административные действия» — «Постановление о назначении административного наказания (пп.1 п1. ст.29.9)»
    добавлены Реквизыты для оплаты административного штрафа «КБК» и «ОКТМО».
    3. В регистрационной карточке дела во вкладке «Административные действия» — «Постановление о назначении административного наказания (пп.1 п1. ст.29.9)»
    поля «Сумма штрафа», «Оплата», «Невозможность взыскания» сгруппированы в блок «Начисления и оплата». Оплата платежей вводится в отдельном окне, которое
    вызывается нажатием кнопки в поле «Оплата».
    4. Обновлены сохраненные настройки системы поиска и отбора документов с учетом отбора записей по КБК и ОКТМО в режиме «Анализ — Общий список дел».
    5. В справочнике статей удалена связь записей со справочником КБК.
    6. При установке текущего обновления в БД запускается скрипт, заполняющий значения КБК и ОКТМО в регистрационной карточке дела на основе ранее введенных
    данных.

    1. Реализован функционал внесения изменений в сформированные документы дела об АП. Изменение документа дела оформляется в виде формирования Определения об исправлении описки (ошибки, опечатки) по делу об АП в соответствии со ст.29.12.1 КоАП РФ.
    Для формирования Определения об исправлении в картотеке документов необходимо открыть список сфортированных документов, отметить необходимые для изменения документы и выбрать в меню «Функции» пункт «Исправить документ(ы) (Определение об исправлении)».
    Далее процесс формирования данного определения аналогичен формированию всех документов в программе.
    2. В «Список шаблонов выходных документов» добавлен новый шаблон документов для печати:
    — Определения об исправлении описки (ошибки, опечатки) по делу об АП.

    1. В системный справочник «Вид документа» добавлена запись «Титульный лист дела об АП», необходимая для создания шаблона печати.

    2. В список шаблонов выходных документов добавлены 2 записи: Титульный лист дела ФЛ и Титульный лист дела ЮЛ. Соответствующие файлы шаблонов добавлены в папку шаблонов документов программы.

    3. В картотеке дел об АП в выпадающем списке сформированных документов дела в меню «Функции» удален пункт «Опись дела об АП».

    4. В картотеке дел об АП в выпадающем списке сформированных документов дела в меню «Функции» добавлен пункт «Печать — Титульный лист дела об АП».

    Новый функциональный режим позволяет вывести на печать титульный лист дела об АП. Перед печатью пользователю доступны дополнительные настройки, позволяющие изменить дату начала возбуждения дела и дату окончания дела об АП.

    По умолчанию дата начала возбуждения дела принимает значение даты составления протокола об АП, а дата окончания дела может принимать следующие значения: дата постановления о прекращении производства по делу об АП, дата постановления о назначении административного наказания в виде предупреждения, дата полной оплаты административного штрафа.

    5. В документацию программы АС Административная комиссия «Шаблоны печатных документов» добавлено описание 2-х параметров: @D_Begin_Delo (Дата начала возбуждения дела об административном правонарушении) и @D_End_Delo (Дата окончания дела об административном правонарушении). Данные параметры (вставки) используются в файлах-шаблонах Титульный лист дела ФЛ и Титульный лист дела ЮЛ для вывода соответствующих дат.

    1. В регистрационной карточке «Сведения протокола — кнопка «Дополнительные материалы» исправлена ошибка импорта(добавления)/экспорта(запись во внешние источники) электронных копий материалов (файлов) дела об АП, используя мышь при перетаскивании файлов на форму/из формы.

    Данная технология упрощает процесс записи дополнительных электронных материалов в БД программы и из нее.

    2. Исправлен алгоритм автоматического формирования состава членов административной комиссии для заседания. По умолчанию список формируется из всех членов комиссии с признаком «Присутствует». Для исключения из списка необходимо в таблице снять галку напротив фамилии члена административной комиссии.

    3. Изменен алгоритм поиска уполномоченного лица в справочнике «Уполномиченные лица по подразделениям». Поиск осуществляется по фрагменту и может продолжаться вниз по древовидному списку. При окончании совпадения поиск останавливается на последней найденной записи.

    4. Исправлена ошибка, возникающая при сканировании дополнительных материалов дела об АП в БД.

    5. В системе поиска и отбора исправлены процедуры добавления/удаления сохраненных настроек. Ранее при сохранении пользовательской настройки в системе поиска и отбора она не отображалась в выпадающем списке таблицы данных. Также при удалении сохраненной настройки не удалялись пользовательские файлы. Ошибки исправлены.

    6. Обновлены алгоритмы склонения по падежам ФИО.

    7. Изменена процедура вывода документа дела об АП в текстовый редактор MS Word в зависимости от версии редактора.

    8. Исправлена ошибка закрытия документа в текстовом редакторе MS Word, иногда возникающая если пользователь не использует для этого кнопку «Выход» пользовательской панели.

    9. В регистрационной карточке дела на странице «Административные действия» в разделе «Протокол рассмотрения дела об АП» значение «Признак явки нарушителя» выбирается при помощи радиокнопки. Ранее использовалась галка. По умолчанию, если не выбрано значение пользователем в БД сохраняется значение «на заседание явился(явилась)».

    Читайте так же:  Нарушение общественного порядка статья коап рф

    10. Оптимизиравана процедура формирования и вывода результата пользовательского запроса в системе поиска и отбора. Увеличена скорость поиска и исправлены ошибки, возникающие в результате неоптимальных запросов.

    11. Исправлена ошибка формирования реестра извещений о вызове нарушителя на заседание административной комиссии.

    12. Обновлены компоненты интерфейса программы.

    Версия клиентской части программы 2.1.2

    1. В режиме «Планирование заседаний административной комиссии» добавлена функция «Состав административной комиссии», которая позволяет сформировать список членов административной комиссии, принимающих участие в заседании.

    Видео (кликните для воспроизведения).

    При создании нового заседания административной комиссии программа автоматически формирует список членов административной комиссии, принимающих участие в заседании. В случае отсутствия кого либо из состава пользователь может исключить данного члена административной комиссии.

    2. В главном меню программы «Настройки программы» добавлен параметр «Настройка печати отсутствующих на заседании членов комиссии». Может принимать значения 0 — «нет», 1 — «да». При значении 0 во всех выходных документах при печати не будут отображаться отсутствующие члены комиссии. При значении 1 отсутствующие члены комиссии будут печататься с пометкой «(отсутств.)».
    3. В регистрационной карточке дела об административном правонарушении на странице «Административные действия» в разделе Подготовка к рассмотрению дела об АП (Глава 29 КоАП)» добавлен новый пункт для формирования документа «Определение об отложении рассмотрения дела об АП».

    4. Для печати документа «Определение об отложении рассмотрения дела об АП» (п.3.) в «Список шаблонов выходных документов» добавлен новый шаблон «Определение об отложении рассмотрения дела об АП» для ФЛ, ДЛ и ЮЛ (уникальные номера УН шаблонов — 52, 53, 54).
    5. Добавлена возможность сохранения документа, сформированного в редакторе MS WORD 2003-2013 в базе данных дел об АП. Чтобы сохранить сформированных документ в БД необходимо в редакторе WORD нажать на кнопку «Сохранить в БД», воспользовавшись пользовательской панелью «AdminK_Panel_User».

    Начиная с WORD 2007 все пользовательские панели автоматически переносятся на вкладку «Надстройки». Пользовательская панель содержит три элемента: кнопку «Печать», «Сохранить в БД» и «Выйти без сохранения».

    6. В режиме «Картотека дел» в выпадающем списке сформированных дел АП добавлен новый пункт меню «Открыть документ». Данная функция позволяет открыть сфортированный и сохраненный в БД документ в редакторе WORD для последующего редактирования и печати.

    Основное отличие фунции «Открыть документ» от режима «Печать» регистрационной карточки заключается в том, что при выборе функции «Открыть документ» открывается ранее сохраненный документ без повторного заполнения шаблона документа данными из БД.
    7. В режиме «Картотека дел» в выпадающем списке сформированных дел АП для визуального контроля сохраненных в БД документов добавлено поле «Файл» в котором отображаются графические иконки, означающие наличие сохраненных документов. При отсутствии сохраненного документа в БД в поле «Файл» отображается значение «пусто».

    8. Оптимизирована процедура формирования документов для печати.
    9. В режиме «Параметры шаблонов документов» добавлена функция «Открыть файл шаблона для редактирования».
    10. В режиме «Параметры шаблонов документов» при добавлении/редактировании параметров шаблона добавлены кнопки «Добавить новый файл шаблона», «Выбрать файл шаблона из списка имеющихся в программе».

    Источник:

    Функциональные возможности

    Применение электронной подписи

    Сервер проверки электронной подписи

    Юридически значимый документооборот

    Защита от несанкционированного доступа

    Создание и управление бизнес-процессами (Workflow)

    Автоматизация процесса согласования документов

    Контроль исполнения заданий и поручений

    Интеграция с IT системами

    EOS Desktop Service

    Сервер Электронного Взаимодействия

    Опция «Модуль локального системного технолога»

    Быстрый поиск документов

    Поиск по штрих-коду

    Электронный архив документов

    Управление документами и информацией

    СЭД «ДЕЛО» позволяет структурировать и упростить стандартные процессы совместной работы над документами.

    Благодаря внедрению СЭД «ДЕЛО» становится возможным в рамках единого информационного пространства компании структурировать и упростить стандартные процессы совместной работы над документами, такие как подготовка и согласование проектов, создание новых версий документа, ознакомление с документами, рассмотрение и выдача поручений, контроль их исполнения.

    Таким образом, СЭД «ДЕЛО» становится основным инструментом эффективного взаимодействия сотрудников различных подразделений, в том числе территориально распределенных. Web-доступ и мобильные приложения позволяют сотрудникам быть непривязанными к рабочему месту в офисе и решать любые вопросы удаленно.

    Одной из важнейших функциональных задач системы является защита информации от несанкционированного доступа и конфиденциальность документов, хранящихся в СЭД. Система позволяет гибко настраивать доступ сотрудников ко всем зарегистрированным документам точно в соответствии с их должностными обязанностями и полномочиями (полный доступ, изменение, просмотр, полное отсутствие доступа и т.д.). Помимо картотечного принципа доступа к регистрационным карточкам и документам, реализована возможность ограничить доступ к РК только фигурантами данной карточки (автор, исполнитель поручений, контролер поручений, адресат или получатель РК). Такой принцип доступа называется персонифицированным.

    Возможность протоколирования всех действий пользователей в СЭД позволяет быстро восстановить историю работы с документом и его изменений. Это важно при проведении внутренних проверок и для восстановления хронологии событий. Система протоколирования также учитывает (в случае наличия у одного пользователя прав работы за другого) от своего ли имени были сделаны те или иные изменения или от имени обладателя права работы за пользователя.

    Регистрация документов

    Регистрации документа в системе

    Для регистрации документа в системе пользователь выбирает необходимую группу документов (входящие, исходящие, внутренние, договоры, обращения граждан и др.), на основании которой образуется регистрационно-контрольная карточка (РК).

    РК содержит полный набор реквизитов необходимый для регистрации документов. Реквизиты сгруппированы по блокам или вкладкам (при работе через Web-доступ). В зависимости от настроек, часть реквизитов может заполняться автоматически а также быть обязательной для заполнения. Без заполненных обязательных реквизитов система не позволит сохранить изменения в РК.

    Пример: При регистрации РК присваивается уникальный номер и набор реквизитов в соответствии с принятыми в компании стандартами, либо на основании заданных шаблонов.

    В зависимости от специфики компании в регистрационную карту могут быть добавлены дополнительные реквизитные поля, содержащие необходимую дополнительную информацию по документу, к карточке могут быть прикреплены электронные файлы документов, любого объема и формата.

    Читайте так же:  Административные трудовые правонарушения административное правонарушение

    При регистрации документов в системе предусмотрены средства предотвращения повторной регистрации, возможность автоматизированной и ручной связки с ранее зарегистрированными документами, что позволяет облегчить поиск документов по конкретной тематике, запросу.

    Применение электронной подписи

    Электронная подпись (ЭП) – необходимое условие для полноценной реализации защищенного электронного документооборота. Она позволяет заменить традиционные печать и подпись, гарантируя авторство и неизменность документа в электронном виде после его подписания.

    В СЭД «ДЕЛО» ЭП может применяться при согласовании, визировании и подписании документов. С помощью ЭП можно подписать любую версию электронного документа, фиксируя и сохраняя информацию о том, кто и когда поставил подпись.

    Средства криптографической защиты информации, входящие в состав системы, обеспечивают надежное шифрование данных. Шифрование сообщений, передаваемых по открытым каналам, позволяет гарантированно защитить конфиденциальную информацию от несанкционированного доступа (прочтения, искажения либо подмены).

    Сервер проверки электронной подписи

    Решение позволяет проверять корректность используемых электронных подписей в СЭД.

    Юридически значимый документооборот

    Решение позволяет придать юридическую значимость создаваемым в системе «ДЕЛО» электронным документам благодаря обеспечению ряда условий (установленных законодательно).

    Защита от несанкционированного доступа

    Решение позволяет обеспечить защиту хранимой информации от несанкционированного доступа или кражи.

    Сканирование

    Опция позволяет сканировать документы при регистрации непосредственно из системы «ДЕЛО».

    Сканируемый документ может быть преобразован в текстовый формат, а затем прикреплен к регистрационной карточке.

    Поточное сканирование

    Опция «Поточное сканирование» — предназначена для быстрого перевода в электронный вид большого объема бумажных документов, с возможностью распознавания отсканированного документа и его сохранение в текстовом виде. Эффективная организация поточного сканирования позволяет значительно сократить время массового перевода бумажных документов в электронный вид.

    Опция «Партионная почта»

    Современные технологии почтовой пересылки предусматривают возможность отслеживать отправления с помощью уникального идентификатора. Благодаря использованию этого уникального идентификатора, единой системы учета и контроля, существует возможность мониторинга почтового отправления через Интернет.

    Опция «Партионная почта» СЭД «ДЕЛО» позволяет автоматизировать присвоение 14-символьного почтового-кода идентификатора почтовым отправлениям. А также автоматизирует формирование необходимой печатной и электронной документации на партионную почту.

    Взаимодействие в компании

    Создание и управление бизнес-процессами (Workflow)

    Создание маршрутов движения при работе с документами.

    Источник:

    СЭД «ДЕЛО» – автоматизация работы с документами, задачами и процессами

    Проверенное решение, актуальные технологии, простота обслуживания.

    «ДЕЛО» — система с полным набором инструментов для управления документооборотом и делопроизводством, рассчитанная на максимальные нагрузки. Надежное и безотказное решение.

    Преимущества программы ДЕЛО

    Для руководителей различных уровней:

    • — быстрый поиск документов;
    • — отслеживание движения документа на всех этапах его жизненного цикла;
    • — эффективный контроль и отчетность по исполнению резолюций;
    • — сокращение сроков подготовки и согласования документов;
    • — удобная работа над проектами документов;
    • — получение сводных отчетов и журналов;
    • — возможность делегирования полномочий.

    Для сотрудников канцелярий, секретариатов, делопроизводителей:

    • — быстрая и удобная регистрация документов с помощью развернутой системы различных справочников;
    • — отслеживание хода исполнения резолюций;
    • — удобный и быстрый поиск по любым реквизитам регистрационной карточки (РК) как документов, так и проектов (РКПД);
    • — журнал передачи документов, внутренние и внешние реестры отправки;
    • — формирование отчетности.

    Функциональность программы ДЕЛО

    Система обеспечивает полный жизненный цикл документа в организации от создания проекта документа до списания в дело и передачи в архив.

    Работа с входящими и исходящими документами

    • — Регистрация, контроль и учет входящей и исходящей корреспонденции.
    • — Регистрация переданных по электронной почте документов в автоматизированном режиме, в том числе защищенных ЭЦП.
    • — Настройка структуры регистрационного номера в соответствии с номенклатурой дел, принятой в организации.
    • — Наложение резолюций, контроль исполнения, написание и просмотр отчетов по резолюциям.
    • — Пересылка документов для исполнения внутри организации по заданным маршрутам.
    • — Быстрый поиск по всем реквизитам РК и РКПД, возможность сохранения и использования сложных поисковых запросов.
    • — Списание документов в дело и возможность передачи на архивное хранение.

    Работа с внутренними документами организации

    Поддерживается полный цикл работы с проектами документов:

    • — создание РК проекта документа, в том числе «во исполнение» распорядительного документа;
    • — изменение проекта с хранением предыдущих версий;
    • — согласование проекта документа;
    • — утверждение проекта документа;
    • — регистрация документа, созданного на основе проекта;
    • — Формирование поручений по документам;
    • — Передача завизированных документов сотрудникам на ознакомление и исполнение.
    • — Контроль прохождения и исполнения документов.
    • — Управление доступом к документам.
    • — Создание и хранение шаблонов документов.

    Обеспечение информационной безопасности

    • — Разграничение прав доступа пользователей к документам. Каждому пользователю определяются: права по грифу доступа; права по доступу к картотекам, в пределах которых можно работать; набор делопроизводственных операций в соответствии с функциональными обязанностями.
    • — Протоколирование действий пользователей.
    • — Использование методов криптографической защиты информации – ЭЦП и шифрование.

    Программа ДЕЛО — промышленная система, обеспечивающая возможность полноценной работы с юридически значимыми электронными документами. С помощью криптографического комплекса «Юридически значимый документооборот» программа ДЕЛО позволяет придать юридическую значимость электронному документообороту любого масштаба. ЭЦП в системе при соблюдении требований законодательства юридически является аналогом собственноручной подписи. Документ, подписанный такой ЭЦП, приобретает полную юридическую силу в рамках российского законодательства. В системе осуществляется подписание и проверка ЭЦП файлов, прикрепленных к РК, шифрование и подписание сообщений, передаваемых по электронной почте с использованием средств криптографической защиты информации. Данное решение основано на разработках ведущих отечественных производителей средств криптографической защиты информации.

    Соответствие стандартам программы ДЕЛО

    ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации», «Об электронной цифровой подписи», «О государственной тайне», «О коммерческой тайне», «О персональных данных», «Об архивном деле в РФ» и др.

    Национальных стандартах РФ (часть из которых полностью соответствует международным стандартам ISO):

    • — ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Управление документами – Общие требования;
    • — ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации – Требования к оформлению документов;
    • — ГОСТ Р 52294–2004. Управление организацией. Электронный регламент административной и служебной деятельности. Основные положения;
    • — ГОСТ Р ИСО/МЭК 17799-2005. Информационные технологии – Практическое руководство по управлению информационной безопасностью;
    • — Серия стандартов ГОСТ Р ИСО/МЭК 15408. Информационная технология. Методы и средства обеспечения безопасности. Критерии оценки безопасности информационных технологий (части 1-3);
    • — ГОСТ Р 34.10–2001. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи.
    Читайте так же:  Примеры мелкого хищения

    Иным нормативно-методическим документам:

    Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ);

    Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти;

    Ключевые особенности

    Интеллектуальная обработка текстов – извлечение данных, поиск по синонимам.
    Автоматическая классификация и маршрутизация поступающих документов.
    Проведение видеоконференций с фиксацией материалов в «ДЕЛО».
    Готовность к использованию совместно с продуктами ведущих отечественных разработчиков («МойОфис», Postgres Professional и др.).
    Поддержка работы с электронными оригиналами документов на всех этапах.

    Преимущества

    Универсальность и надежность

    «ДЕЛО» – надежная и удобная система — 25 лет успешных внедрений, 7000 организаций, 1 000 000 пользователей.

    Все включено

    Все необходимое для работы с документами на всех этапах «жизненного цикла» – от сканирования до передачи на архивное хранение.

    Договорной документооборот

    Реализован полный цикл договорной работы – подготовка проекта, маршрутизация, согласование, совместное редактирование, утверждение, контроль исполнения договорных обязательств. Возможность синхронизации с учетными бухгалтерскими системами.

    Мобильность и удаленная работа

    Полнофункциональный веб-клиент с персонифицированным интерфейсом. Мобильные приложения для платформ iOS, Android, Windows. Обеспечение юридической значимости при работе с мобильных устройств.

    Юридически значимый документооборот

    Обмен документами с другими СЭД (на основе ГОСТ Р 53898-2013), интеграция с операторами ЭДО, предусмотрена возможность работы с несколькими операторами.

    Постановка задач и контроль исполнения

    Эффективные и наглядные инструменты для планирования и постановки задач. Мониторинг актуальных статусов, контроль сроков исполнения поручений и документов. Наглядная визуализация «дерева поручений» с отображением текущих задач и исполнителей.

    Электронный архив, долговременное хранение документов

    Проверенные решения для ведения любых видов электронных архивов — бумажных документов, электронных подлинников, файлов произвольного вида.

    Отчеты и аналитика

    Инструменты для формирования аналитических отчетов. Наглядные отчеты по исполнительской дисциплине, ходу исполнения документа (диаграмма Ганта), сведения об обработанных документах и т.п. Возможность построения витрин данных и многомерной аналитики.

    Соответствие российским и международным стандартам

    СЭД «ДЕЛО» включена в Реестр отечественного ПО в соответствии с Приказом Минкомсвязи России от 20.02.16 №63.

    Автоматизация закупочной деятельности

    Подготовка и согласование договоров, пакетов документации по закупочной деятельности, с возможностью размещения на торговых площадках. Контроль сроков согласования и подготовки документов.

    Управление заседаниями/совещаниями

    СЭД «ДЕЛО» позволяет автоматизировать процесс планирования совещаний/заседаний и контроль исполнения принятых решений. Включая согласование и утверждение повестки, согласование и утверждение протокола, выдачу поручений по протоколу и контроль их исполнения.

    Управление проектами/портфелями проектов

    Управление проектами на всех стадиях, рассмотрение проектных предложений, паспортов проектов, документационное сопровождение проектного управления, полная поддержка электронного документооборота, электронные коммуникации при работе с проектами: обсуждения и задачи, ведение архива проектов, аналитика и отчеты.

    Функциональные возможности

    Функциональные возможности

    Госуслуги и обращения граждан

    СЭД «ДЕЛО» позволяет перевести в электронную форму процесс межведомственного взаимодействия и оказания государственных и муниципальных услуг. Это обеспечивается интеграцией с «Единым порталом государственных и муниципальных услуг» (ЕПГУ) через Систему межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ). Система предусматривает интеграцию с АС «Обращение Граждан». Для автоматизации работы МФЦ на базе программы «ДЕЛО» разработано решение АИС МФЦ ДЕЛО. Для автоматизации госуслуги по выдаче охотничьих билетов и разрешений на охоту разработана система АИС «Охотничий билет».

    Надежный электронный архив документов

    СЭД «ДЕЛО» обеспечивает автоматизацию основных задач хранения документов и дел:

    поддержка принятой в организации номенклатуры дел;

    механизм списания документа в дело;

    формирование и просмотр описи документов, списанных в дело;

    поддержка работы с многотомными делами;

    Бесшовная интеграция СЭД «ДЕЛО» с системой «АРХИВНОЕ ДЕЛО» упрощает передачу дел на архивное хранение и всю дальнейшую работу с архивными документами.

    Системные требования

    Система не требовательна к ресурсам, поэтому является оптимальным выбором в плане расходов на серверное оборудование и программное обеспечение.

    Интеграция с другими информационными системами

    Открытый API-интерфейс обеспечивает возможность интеграции системы с другими корпоративными решениями.

    Лидер на российском рынке СЭД и ECM-систем

    «ДЕЛО» – надежная и удобная система — 23 года успешных внедрений, 7000 организаций, 1 000 000 пользователей.

    Соответствие российским и международным стандартам

    СЭД «ДЕЛО» включена в Реестр отечественного ПО в соответствии с Приказом Минкомсвязи России от 20.02.16 №63.

    Систему «ДЕЛО» уже используют:

    АО КБ «ДельтаКредитБанк»

    Международный аэропорт «Уфа»

    ОАО Енисейское речное пароходство

    ООО «Газпром флот»

    Отзывы

    Отзыв АО «Водоканал» (Якутск) о внедрении СЭД «ДЕЛО»

    «В результате внедрения существенно ускорилась работа с документами, соответственно значительно сократился общий объем бумажного документооборота и время доставки документов и поручений до адресатов. Отмечается удобство использования и интуитивно понятный интерфейс».
    И.о. Генерального директора Кырджагасов А.А.

    Отзыв Алтайского краевого Законодательного Собрания

    «Внедрение СЭД позволило упростить и автоматизировать такие рабочие процессы как регистрация и учет документов, согласование и визирование, стал прозрачным и удобным контроль исполнительской дисциплины. Благодаря дополнительным компонентам СЭД «ДЕЛО» формируются различные сводки по документопотоку, статистические отчеты, сведения об исполнительской дисциплине, справки-напоминания и т.д.
    В ближайшей перспективе при помощи дополнительных средств системы («Сервер электронного взаимодействия»), рассматривает возможность перехода на электронный обмен документами с Правительством Алтайского края через Единую систему электронного документооборота, что значительно упростит работу с корреспонденцией. »
    Руководитель проекта И.В. Казанцева

    Отзыв «Майминской районной больницы» о внедрении СЭД «ДЕЛО»

    «Внедрение системы «ДЕЛО» позволило автоматизировать базовые процессы обработки документов, в частности, регистрация исходящих, входящих поручений Главного врача, обращений граждан. В результате внедрения СЭД специалистам канцелярии районной больницы стало значительно проще выполнять поиск и формирование статических отчетов по документам, подготовку аналитической информации для предоставления руководству, отслеживать ход исполнения документов и поручений. Сократились временные затраты на осуществление контроля и одновременно повысилось его качество, все резолюции Главного врача, накладываемые на документы, теперь заносятся в СЭД. »
    И.о. главного врача Е.А.Сараева

    Видео (кликните для воспроизведения).

    Источник:

    Источники

    Административная программа дело
    Оценка 5 проголосовавших: 1

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here